Das neue Hinweis­geber­schutz­gesetz: Was ist zu tun?

Der deutsche Gesetzgeber hat, obwohl die europäische Whistleblower-Richtlinie bereits seit Ende 2019 gilt, nun das deutsche Umsetzungsgesetz beschlossen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.

Welche Verpflichtung bringt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Gesetz soll Hinweisgeber bei der Meldung von bestimmten Verstößen schützen und verpflichtet Unternehmen dazu, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten. Über das Hinweisgebersystem können insbesondere Beschäftigte Hinweise über Ethik- und Gesetzesverstöße im Unternehmen melden, etwa aus den Bereichen Korruption, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz.

Für wen gelten die neuen Vorgaben?

• Unternehmen ab 250 Beschäftigten mussten das Hinweisgeberschutzgesetz unverzüglich umsetzen, konkret zum 02.07.2023 (=Inkrafttreten des Gesetzes)

• Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben aufgrund der bereits geltenden EU-Whistleblower-Richtlinie bis zum 17.12.2023 Zeit.

Was versteht man unter „Hinweisgeber“ / Whistleblower?
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll die sog. Whistleblower schützen. Darunter versteht man einen Hinweisgeber, der eine möglicherweise rechtswidrige Handlung im Unternehmen feststellt und diese sodann meldet (sog. „Whistleblowing“). Dabei kann es sich etwa um Verstöße im Bereich von Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit, Umweltschutz, Korruption, Bestechung oder des Verbraucher- und Datenschutzrecht handeln.

Wie muss das Hinweisgebersystem ausgestaltet sein?
Es besteht für die oben genannten Unternehmen die Pflicht, ein Hinweisgebersystem für Meldungen einzurichten. Das System sollte dabei die Möglichkeit zur

• schriftlichen Meldung (per Post)

• mündlichen Meldung (per Telefon)

• digitalen Meldung (Online, z.B. eigene Webseite)

• persönlichen Meldung (vor Ort)bieten.

Welche Folgen drohen, wenn kein Hinweisgebersystem eingerichtet wurde?
Ein Verstoß gegen die Vorgaben stellen eine Ordnungswidrigkeiten dar! Die Bußgelder können je nach Einzelfall bei zwischen 25.000 bis 50.000 Euro betragen, in bestimmten Bereichen kann das Bußgeld sogar erhöht werden.

Welche Rolle spielt die Vertraulichkeit?
Nach den gesetzlichen Vorgaben muss das Hinweisgebersystem die vertrauliche Abgabe eines Hinweises ermöglichen. Vertraulichkeit bedeutet, dass „ein Meldekanal so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben wird, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers (Whistleblowers) und Dritter, die in seiner Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt“.

Die Voraussetzungen können umgesetzt werden, in dem man ein externes Meldetool einkauft, dass die Anonymität wahrt oder in dem man auf Rechtsanwältinnen & Rechtsanwälte zurückgreift, die in Ihrer Funktion als Berufsgeheimnisträger (§203 StGB, § 43a BRAO) besonders geeignet sind, die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Was können mögliche Vorteile sein?
Die Einrichtung des Meldesystems sollte nicht als „Gefahr“ oder Belastung angesehen werden. Positiv hervorzuheben ist:

• Sie erkennen mögliche, ggf. unbekannte, Missstände, Fehlverhalten & Verstöße im Unternehmen;

• Diese Missstände geraten nicht automatisch an die Öffentlichkeit, sondern können zunächst intern geklärt und aufgearbeitet werden;

• Der Whistleblower muss sich nicht unmittelbar an die jeweils zuständige Behörde wenden (wie z.B. Finanzämter, Staatsanwaltschaften etc.), sodass sich mögliche Bußgelder und Verfahren vermeiden lassen;

• Reputationsschäden und negative Berichterstattungen in der Presse & Social Media können verhindert werden;

• Sie können Prozesse innerhalb des Unternehmens optimieren.

Wie kann AGOR bei der Einrichtung des Meldesystems helfen?
Unser Kooperationspartner AGOR legal hat als Rechtsanwaltskanzlei ein Hinweisgebermeldesystem entwickelt, dass alle Meldewege (schriftlich, mündlich, online, persönlich) abdeckt. Durch die Stellung als Berufsgeheimnisträger kann die AGOR legal so für eine gesetzlich verankerte Vertraulichkeit sorgen. Sprechen Sie sie unter info@agor-legal.com an und Sie erhalten weitere Informationen zum Thema.

Ihre Ansprechpartner bei AGOR legal

Justyna Rulewicz
T 069 9451599 01
rulewicz@agor-legal.com

Lea Kaumanns
T 069 9451599 01
kaumanns@agor-legal.com