Verfall von Urlaubsansprüchen nur bei Hinweis des Arbeitgebers

Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer regelmäßig auffordern, ihren Urlaub zu nehmen und darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, wenn sie ihn nicht nehmen. Ohne einen solchen Hinweis verfällt der Urlaub nicht. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. Wir stellen unseren Mitgliedern entsprechende Muster zur Verfügung.
Ein Arbeitnehmer verliert nur dann seinen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub zum Ende des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums nach § 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG, wenn der Arbeitgeber ihn zuvor über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat, obwohl er dazu in der Lage gewesen wäre. Das hat der neunte Senat des Bundesarbeitsgerichts (BAG) am 19. Februar 2019 in drei Urteilen entschieden, die erst jetzt im Volltext veröffentlich wurden (Az.: 9 AZR 541/15; 9 AZR 278/16; 9 AZR 423/16) und setzte damit die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus einer Entscheidung vom 6. November 2018 (Az.: C-684/16) um.
Der EuGH hatte auf eine Vorlagefrage des BAG hin entschieden, dass ein Arbeitnehmer seine erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht allein deshalb verliert, weil er keinen Urlaubsantrag gestellt hat.

  • Inhalt der Entscheidungen

In seinen Entscheidungen folgt das BAG dem EuGH. Zwar müsse der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht ohne einen entsprechenden Urlaubsantrag von sich aus Urlaub gewähren. Der Arbeitgeber sei aber gehalten, „konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun“. Der Arbeitgeber habe dem Arbeitnehmer klar und rechtzeitig mitzuteilen, dass der Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums verfallen werde, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht nehme.
Habe der Arbeitgeber dies nicht getan, so verfalle der Urlaub am Ende des Kalenderjahres nicht und trete zu dem Urlaubsanspruch des Folgejahres hinzu.
Ob der Arbeitgeber diesen Obliegenheiten nachgekommen ist, hat das BAG in allen drei Fällen nicht beurteilen können und verwies die Rechtssache zur Sachverhaltsaufklärung zurück an die Landesarbeitsgerichte.

  • Folgen der Entscheidungen für die Praxis

Die Notwendigkeit, künftig alle Arbeitnehmer ständig an die geltenden Urlaubsregelungen zu erinnern, wird zu einer weiteren bürokratischen Belastung der Betriebe führen. Besonders problematisch ist aber, dass das BAG wie auch zuvor der EuGH jeden Vertrauensschutz in die bisherige Rechtsprechung ausdrücklich abgelehnt hat. Es ist daher davon auszugehen, dass die neue Rechtsprechung auch für zurückliegende Jahre anwendbar ist. Arbeitnehmer, die in den letzten Jahren ihren Urlaub nicht vollständig genommen haben, könnten daher versuchen, auch aus länger zurückliegenden Jahren ihre (vermeintlich verfallenen) Urlaubsansprüche nunmehr wieder mit der Begründung geltend zu machen, nicht auf den drohenden Verfall der Ansprüche hingewiesen worden zu sein. Wir gehen aber davon aus, dass der Urlaub auch bei fehlender Information zumindest 15 Monate nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres verfällt, in Anlehnung an die Rechtsprechung des BAG zum Verfall des Urlaubs bei Langzeiterkrankung (BAG Urteil vom 07.08.2012 – Az.: 9 AZR 353/10). Ob die Arbeitsgerichte dem folgen werden, ist aber derzeit offen.
Um ein Ansammeln von Urlaubsansprüchen über mehrere Jahre zu vermeiden, sollten Arbeitgeber in Umsetzung der neuen Rechtsprechung des BAG ihren Arbeitnehmern künftig regelmäßig eine Urlaubsinformation zukommen lassen. Dabei ist auf Folgendes zu achten:

  • Zahl der Urlaubstage: Alle Arbeitnehmer sollten künftig regelmäßig darauf hingewiesen werden, wie viele Urlaubstage ihnen für das Kalenderjahr und ggf. noch aus dem Vorjahr zustehen.
  • Aufforderung: Die Information über die Zahl der Urlaubstage allein, etwa auf der Lohnabrechnung, reicht nicht aus. Alle Arbeitnehmer müssen regelmäßig individuell aufgefordert werden, ihren Urlaub zu nehmen.
  • Hinweis auf Verfallfristen: Ferner ist klar darauf hinzuweisen, dass der Urlaub grundsätzlich verfällt, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht rechtzeitig nimmt. Auf die entsprechenden Fristen muss der Arbeitgeber hinweisen:
    a) Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden (Übertragungszeitraum).
    b) Bei tarifgebundenen Arbeitsverhältnissen ist zu beachten, dass der tarifliche Urlaub gem. § 10 III Ziff. 2 MTV Druck ohne besondere Gründe bis zum 31.03. des Folgejahres in Anspruch genommen werden kann.
  • Individuelle Information: Die Urlaubsinformation muss nach Ansicht des BAG individuell erfolgen, allgemeine Informationen am „Schwarzen Brett“ oder im Intranet, Merkblätter, Urlaubsregelungen in Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag reichen nach dem BAG nicht aus.
  • Zeitpunkt: Information und Aufforderung müssen so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer unter Berücksichtigung der Anzahl der noch nicht genommenen Urlaubsstage in der Lage ist, den Urlaub vor dessen Verfall vollständig zu nehmen.
    Nach Ansicht des BAG kann der Arbeitgeber seine Obliegenheit dadurch erfüllen, dass er Anfang des Kalenderjahres eine Urlaubsinformation an alle Arbeitnehmer versendet, die die oben genannten Informationen enthält.
    Entsprechende Muster für tarifgebundene und nicht tarifgebundene Arbeitsverhältnisse finden registrierte Mitglieder hier.
    Unternehmen, die bisher keine entsprechende Urlaubsinformation versandt haben, sollten dies für das laufende Jahr und ggf. bestehende Resturlaubsansprüche aus dem Vorjahr nachholen.
  • Aktualisierung: Eine ständige Aktualisierung der Urlaubsinformation ist nach Aussage des BAG grundsätzlich nicht notwendig. Entscheidend sind aber die Umstände des Einzelfalls. Daher sollte immer dann, wenn sich der Urlaubsanspruch im Laufe des Jahres grundlegend ändert, eine neue Urlaubsinformation verschickt werden.
    Dies betrifft insbesondere folgende Fälle:
    − Wechsel zwischen Vollzeit und Teilzeit, wenn sich die Zahl der Arbeitstage und damit auch der Urlaubstage ändert
    − zusätzliche Urlaubsansprüche, etwa wegen einer Schwerbehinderung (§ 208 Abs. 1 SGB IX) oder aufgrund einer Änderung des Arbeits- oder Tarifvertrages
    − Kürzung des Urlaubs wegen Elternzeit (§ 17 Abs. 1 BEEG)
    − anteiliger Urlaub bei unterjährigem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis
  • Form: Das BAG hält eine Information in Textform (etwa per E-Mail) für ausreichend. Aus Beweisgründen kann der Arbeitgeber sich den Erhalt der Information auch vom Arbeitnehmer gegenzeichnen lassen.
  •  Entscheidungen im Volltext

Die Urteile finden Sie auf der Internetseite des Bundesarbeitsgerichts (www.bundesarbeitsgericht.de).
Die Entscheidung 9 AZR 541/15 finden registrierte Mitglieder hier.
Die Entscheidung des EuGH finden Sie unter: http://curia.europa.eu/juris/document/C-684/16